Editorial de Ciencias Médicas: apuntes útiles para comprender el proceso de edición de una revista científica*

Lic. José E. Alfonso Manzanet1 y Lic. Frank W. Castro López2

Resumen

Se realiza una descripción de los procesos que conforman el flujo editorial por el que transcurre un artículo científico desde el momento en que se recibe en la Editorial Ciencias Médicas hasta su publicación, impresa o electrónica. Se abordan las características e importancia de cada proceso.

Palabras clave: Flujo editorial, revistas médicas, publicaciones científicas.

Abstract

A description is made of the processes of the editorial flow through which a scientific article goes from the moment it is received in the Medical Sciences Publishing House to its printed or electronic publication. The characteristics and importance of each process are dealt with.

Key words: Editorial flow, medical journals, scientific publications.

Copyright: © ECIMED. Contribución de acceso abierto, distribuida bajo los términos de la Licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comercial-Compartir Igual 2.0, que permite consultar, reproducir, distribuir, comunicar públicamente y utilizar los resultados del trabajo en la práctica, así como todos sus derivados, sin propósitos comerciales y con licencia idéntica, siempre que se cite adecuadamente el autor o los autores y su fuente original.

Cita (Vancouver): Alfonso Manzanet JE, Castro López FW. Editorial Ciencias Médicas: apuntes útiles para comprender el proceso de edición de una revista científica. Acimed 2006;14(5). Disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_5_06/aci21506.htm [Consultado: día/mes/año].

Durante los últimos años, ha crecido la cantidad de números y artículos publicados por las revistas médicas cubanas. En 1995, con el desarrollo de la red nacional de telecomunicaciones de Infomed y las dificultades existentes para la impresión de las revistas, se decidió iniciar su edición en soporte electrónico, y con esto se abrió una nueva era en el proceso editorial en el país. Se requirieron, entonces, cambios y ajustes en los procesos y en el flujo editorial en general con vista al ingreso al ciberespacio.1 Estos cambios generaron nuevas facilidades en materia de accesibilidad y difusión de la información publicada. Sin embargo, la edición de una publicación periódica, sea electrónica o impresa, requiere de una serie de conocimientos, actitudes y habilidades que los avances tecnológicos no pueden suplir. Así, muchos individuos –incluso del campo de la ciencia– piensan que la edición científica es un proceso sencillo y libre de dificultades mayores.

Tal vez la mayoría de los lectores, al leer alguna revista científica en cualquiera de sus formatos (electrónico o impreso), desconocen cu á ntas horas de esfuerzo y dedicación hay detrás de cada edición de un trabajo. La labor que se realiza para publicar una revista es siempre compleja y, a la vez, muy exigente. Un error, en este sentido, es pensar que ocurrirá una reducción espectacular en el tiempo de edición de los artículos cuando se utilicen las nuevas tecnologías de información y comunicación disponibles para estos fines. Dichas tecnologías facilitan y generan calidad y eficiencia en los procesos editoriales pero no sustituyen, en ningún momento, los procesos intelectuales complejos que ocurren en el proceso de edición. Y la literatura médica es una de las que más rigor deben exhibir en el trabajo de edición.

En Cuba, según el Registro Nacional de Publicaciones Seriadas existen actualmente más de 100 publicaciones en ciencias de la salud; de ellas, 69 aparecen solo en formato electrónico y 38 en formato impreso, la mayoría se publica en ambas formas.

La Editorial Ciencias Médicas (ECIMED) (http://bvs.sld.cu/revistas/) del Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas-Infomed, edita 24 títulos de revistas médicas pertenecientes al Consejo Nacional de las Sociedades Científicas.

Martínez de Sousa define la edición como la: “revisión de un texto, su corrección y preparación para componerlo e imprimirlo”.2 Sin embargo, la edición va más allá de estos límites porque, sin dudas, comprende desde la concepción del manuscrito hasta la retroalimentación de los lectores sobre su calidad.

Cada publicación, en primer lugar, debe definir con claridad su misión y objetivos y, sobre esta base, orientar su trabajo editorial. Las revistas científicas, por su carácter, presentan rasgos muy diferentes a las de corte popular o comercial. La comunidad que recibe estas publicaciones está ávida de recibir artículos de buena calidad, seleccionados, confiables, que constituyan ciencia y que aporten conocimiento y sabe cuándo esto ocurre.

Muchos son los autores que escriben sobre las revistas y los artículos científicos,3-5 pero pocos se detienen en describir detalladamente el proceso de producción editorial y la importancia de cada paso.

El proceso o flujo de producción de una revista puede concebirse de diferentes formas en dependencia de las habilidades y posibilidades de los organismos responsables de la publicación. Está claro que los responsables de las revistas siempre aspiran a que sus publicaciones sean del más alto nivel de calidad, pero esto solo se logra con el establecimiento de un adecuado flujo de producción editorial y su cumplimiento.

A continuación, se realizará una descripción detallada del flujo editorial utilizado por la ECIMED y al que se somete un artículo científico que tiene como destino su publicación en una de sus revistas médicas.

Flujo editorial de la ECIMED

Un factor determinante en la calidad de una revista es el trabajo en conjunto de todos los miembros de su comité editorial con vista a garantizar el desarrollo y funcionamiento estable de un flujo, que arranca con el recibo del manuscrito y termina con la distribución de la revista.6

El proceso o flujo productivo editorial se establece por el organismo responsable de la publicación, mediante la confección de un flujograma que responda satisfactoriamente a las necesidades y posibilidades de publicar información en un tiempo determinado con la calidad requerida. Este proceso primario ofrece una garantía para el cumplimiento de las actividades editoriales y, por consiguiente, para lograr y mantener una estabilidad en la edición de las publicaciones. El proceso editorial a que se somete un artículo científico antes de publicarse en una revista es muy complejo (fig.1). Cada paso por el cual transita un documento hasta llegar a su destino final (el lector) requiere de un trabajo muy profesional y dedicado.

FIG.1.Flujograma de ECIMED .

La entrada de un artículo constituye el primer eslabón de la cadena de producción de una revista científica. Cada manuscrito recibido debe tener una estructura predefinida en dependencia de la metodología empleada. Las instrucciones a los autores deben ser específicas para cada revista, delimitan y establecen el tipo de artículo que se desea publicar y las características que debe poseer para poder avanzar y cumplir todo el proceso.

Los artículos siempre deben entregarse al órgano encargado por el comité editorial para su evaluación. Los criterios de aceptación y selección de los manuscritos que se publicarán se definen por el propio comité, que ha establecido previamente la misión y visión de su publicación. El sistema de arbitraje posee una función decisiva en este proceso. Un buen sistema de arbitraje para una revista científica es la garantía de su éxito como material científico, por eso, su importancia. Un arbitraje bien organizado es capaz de detectar la mayoría de las dificultades que puede presentar un manuscrito, el plagio, la publicación duplicada o el fraude, por solo citar algunos7 (fig. 2).

FIG 2. Flujograma para el trabajo del comité editorial de una revista.

Los sistemas actuales de arbitraje van desde los “más abiertos” hasta los “más cerrados”. Los manuscritos enviados a la mayoría de las revistas médicas cubanas se someten a un proceso de arbitraje por pares (peer review) y a doble ciegas, es decir, donde el árbitro no conoce el autor del artículo, ni el autor conoce el árbitro que evalúa su trabajo. En este caso, los artículos se someten a la consideración de dos especialistas entendidos en la materia para buscar un consenso para la aceptación o rechazo del material presentado. Cuando ambos especialistas difieren en sus criterios, se busca el juicio de un tercero, para elaborar un veredicto final. La selección de los árbitros es responsabilidad del comité editorial. Finalmente, se emite un dictamen donde se acepta, se acepta con modificaciones o se rechaza el trabajo. Cualquiera que sea el veredicto debe comunicarse de inmediato al autor.

Es un proceso primario y constituye un elemento clave para garantizar posteriormente el trabajo de edición. En este proceso, el editor-redactor analiza el artículo mediante lo que se considera una lectura inicial. El especialista busca deficiencias técnicas y de estructura que pudieron pasar inadvertidas para el comité editorial y determina la calidad de las imágenes, tablas y referencias bibliográficas del manuscrito. En caso de encontrar alguna deficiencia, es el momento preciso para devolver al autor su trabajo, si el asunto es muy difícil de resolver por parte de los especialistas de la editorial.

Un editor-redactor debe ser un especialista con vínculos muy estrechos con la disciplina y profesión en que se desarrolla la revista en el proceso editorial; debe poseer, además, conocimientos generales sobre cada proceso editorial, a tal punto que sea capaz de evaluar el trabajo realizado en cada proceso.7

La mayoría de las dificultades que generalmente se detectan en este paso son: imágenes que no poseen la calidad requerida para su realización, tablas realizadas con un nivel de complejidad elevado y que muchas veces ni el propio autor puede resolver y la omisión de datos importantes en las referencias bibliográficas (año, editorial, ciudad…). Un buen proceso de evaluación editorial garantizará, en gran medida, el dinamismo del resto de los demás procesos editoriales.

Es importante destacar que solo se declara una revista como conformada cuando cada uno de sus artículos seleccionados ha cumplido satisfactoriamente todas las etapas descritas con anterioridad. La editorial, por su parte, comienza a realizar su cronograma de producción a partir de ese momento. Las normas de trabajo editorial se establecen y convenian entre ambas entidades, y eso lleva a un estimado del tiempo que puede demorar el proceso.

Con el desarrollo de la publicación electrónica, el concepto de conformación de un número de revista puede pasar a un segundo nivel. El formato digital permite al proceso una agilidad considerable, que garantiza que el artículo pueda publicarse sin necesidad de que espere el tiempo que requiere la conformación del número completo. El proceso de conformación para las revistas electrónicas puede realizarse con los artículos disponibles en línea.

Por tanto, el largo período de tiempo que transcurre entre el momento en que un artículo se aprueba y se publica puede reducirse. Se pueden crear espacios donde se difundan preliminarmente los trabajos que se van a publicar en los próximos números de una revista o una sección para la presentación de sus resúmenes. Se recomienda que esta variante de publicación se realice con los artículos previamente editados porque, una vez colocados a la disposición del usuario, estos pueden reverenciarlos, aún cuando no aparezcan incluidos en un número específico de la revista.

El trabajo de redacción de los artículos es, tal vez, el más complejo. Redactar un artículo científico es algo que no puede hacer cualquier profesional que se considere editor. El artículo científico, como se ha planteado, tiene una estructura definida, y cada una de sus secciones responde a una serie de características que se establecen por consenso internacional. La ortografía y la concordancia son dos de los aspectos que el editor determina mientras redacta un manuscrito.

La habilidad para pasar los datos de un gráfico o una tabla a texto, de poder hacer entendible lo que otros escriben, es una habilidad que solo se adquiere con la experiencia. Del resultado de este proceso depende, en gran medida, que el lector pueda comprender correctamente el mensaje enviado por el autor.

Existen dos tipos de corrección: la simple, que garantiza la corrección ortográfica así como la gramática, la puntuación y la ortografía, y el nivel de corrección compleja, que implica explicar con claridad los argumentos donde existe falta de claridad de expresión. A veces, incluye un gran trabajo en el texto.8

Trabajo de diseño

El trabajo de diseño es, sin dudas, una pieza clave dentro del flujo de trabajo para una revista. La concepción de una buena imagen para una publicación es también un sinónimo de éxito, de ahí la importancia de la realización de un buen trabajo en esta área. Esta actividad también ha experimentado algunas variaciones en su propio flujo, por las posibilidades que existen actualmente con la doble publicación, es decir, el trabajo para el formato electrónico de una revista y para el formato impreso. En el caso de las revistas científicas, se prefiere siempre, independientemente del formato que se utilice, el empleo de diseños sobrios y que destaquen, por encima de todo, la información científica y relevante: “a buen entendedor, con pocas palabras basta”.

El departamento de diseño recibe las imágenes en forma de figuras a línea (generalmente gráficos) o medios tonos (fotografías) una vez que el editor ha realizado los señalamientos correspondientes. El proceso de marcación para las revistas en formato impreso es esencial y consiste en dimensionar cada texto e imagen, apoyada en una carta tecnológica (documento que realizan los especialistas en diseño y maquetación y que incluye las características tipográficas de la revista, imprescindible para la composición de la revista impresa) previamente confeccionada por el diseñador y aprobada por el editor, el que –a su vez– presentará al comité editorial para su aprobación final.

El filtraje es un proceso de revisión final del trabajo de edición. Este paso puede omitirse bajo la responsabilidad del redactor, que puede hacer el filtraje en otro formato. Un buen trabajo de corrección puede conducir al cambio de formato sin necesidad de filtraje. La fase de filtraje es también una garantía de calidad, esta vez realizada por parte del redactor.

Antes de hacer el cambio de formato, y una vez que ha concluido el trabajo de redacción, los artículos deben devolverse a los autores con el objetivo de que estos realicen las valoraciones correspondientes sobre las modificaciones hechas a sus manuscritos y expresen sus criterios. Este proceso no debe demorar más de cinco días en dependencia de la complejidad del texto, de lo contrario comprometería el cronograma de trabajo establecido.

Una vez que el documento se encuentra limpio y prácticamente libre de errores de redacción, se solicitan las imágenes o gráficos que al inicio del proceso se enviaron al departamento de diseño para los arreglos pertinentes. El editor debe evaluar con anterioridad el trabajo de diseño y aprobarlo.

Transferencia a HTML

Este proceso puede realizarse antes que la composición para el formato impreso, por las ventajas que otorga al proceso editorial y de comunicación científica la facilidad de publicar la revista rápidamente en su sitio Web. En esta variante, pueden introducirse algunos errores en el proceso de transferencia, pero realmente mínimos en comparación con las dificultades que pueden encontrarse en una maquetación, por la complejidad de este proceso.

El texto filtrado se lleva a página Web mediante cualquiera de los programas editores de páginas Web. Se recomienda utilizar Macromedia Dreamweaver, versión 4.0, MX o superior, por las facilidades que presentan. En estos programas, se pre-establecen los atributos y estilos que presenta el diseño de la publicación y que se definieron antes por el diseñador.

Este es un tipo de trabajo sencillo y que el propio editor puede realizar, una vez que conoce el procedimiento. Es importante destacar que el trabajo de edición para publicar en un sitio Web tiene características particulares que no deben soslayarse bajo ningún concepto. Existen plataformas con estilos definidos que garantizan la calidad y uniformidad del trabajo que se pretende realizar.

Sobre el proceso de publicación en formato electrónico existen diferentes variantes. Actualmente, funcionan plataformas creadas especialmente para realizar desde el trabajo editorial hasta la propia publicación. Este es el caso de Open Journal System, Editorial Express y el Bench Press, por solo citar algunos, y que constituyen verdaderos sistemas de gestión para el trabajo editorial de revistas electrónicas.

Maquetación

Este proceso hace algún tiempo se hacía de forma totalmente manual y en él intervenía un número considerable de personas. Actualmente, las nuevas tecnologías también lo beneficiaron, y ahora existen varios programas informáticos que se utilizan para realizar exlclusivamente emplanes o maquetaciones; por supuesto, la reducción del recurso humano necesario para este proceso también es un factor importante cuando de economía se trata, porque lo que antes hacían varias personas, ahora puede hacerlo una sola.

Los softwares más empleados para este proceso son el Adobe Page Marker y el QuarX Express; ambos se emplean indistintamente según las habilidades de la persona que trabaja, y cada uno tienen sus facilidades y debilidades.

Para el trabajo de maquetación, la persona encargada debe conocer las características técnicas de la publicación, reflejadas en la carta tecnológica preparada por el diseñador.

Un documento “limpio” desde su redacción en Word prácticamente garantiza el mínimo de errores en el emplane. Este proceso, al igual que el anterior, requiere de una revisión minuciosa. Los puntos de revisión de un emplane no son exactamente iguales a los del formato HTML para Web, porque la revista impresa guarda una serie de patrones de conformidad y armonía que no son objetivo de una versión electrónica, aunque presenten cierta similitud.

Un aspecto importante es la correspondencia que debe existir entre el índice general y el número de las páginas, por solo citar algún ejemplo. La persona que realiza este tipo de composición debe tener presente la importancia de que el texto y las imágenes expresen una armonía que sincronice con el resto de la revista. Las imágenes se dimensionaron antes en el proceso de marcación.

El número de páginas en relación con la cantidad de material que se desea publicar en un determinado número de revista siempre se calcula con antelación y, en caso de error, siempre existen variantes de solución.

En los últimos tiempos, se ha puesto muy de moda aprovechar los espacios en blanco que quedan, cuando un artículo concluye a media página. Promociones, secciones cortas, anuncios y otras variantes de información son algunos de los mecanismos utilizados para completar las páginas. Esto permite, además, un ahorro considerable de papel, si se considera el costo elevado de cada pliego. De cualquier forma, las posibilidades de diseño son ilimitadas, y un buen diseño puede reducir al mínimo los espacios en blanco de una revista.

El emplane es la matriz de la salida impresa de la publicación; siempre debe revisarse, como mínimo 2 o 3 veces antes de declararse lista para entregar a la imprenta.

El cierre es el proceso final de edición de una revista. En esta etapa, intervienen las partes más importantes y responsables de toda la actividad. En este momento, se combinan texto (tripa) y cubierta para conformar el producto que finalmente debe ir a la imprenta. En este proceso, se tiene listo desde antes el diseño de cubierta que se va a utilizar, previo acuerdo y aprobación con el comité editorial y el redactor. Esta actividad, aunque puede parecer simple, es algo compleja, porque es donde se realiza el “arte final” de la revista.

Antes de entregar la publicación a la imprenta, el departamento “técnico-productivo” debe realizar la coordinación y contratación de los servicios de impresión. Este procedimiento siempre se ejecuta según las características de la publicación y las posibilidades económicas reales porque, en dependencia de estas últimas, se puede obtener un producto impreso de mayor o menor calidad.

Aquí debe considerarse el tipo de papel que se utilizará, el tipo de cubierta, la gama de colores a utilizar, tanto en la cubierta como en la tripa, así como el número de la tirada, entre otras características. La firma del contrato de impresión es de suma importancia, y en ella debe participar siempre el editor jefe de la publicación.

En este proceso es también importante exigir las pruebas de imprenta (antiguas pruebas de galeras) y la prueba de cubierta, que debe aprobar el editor antes de seguir con una tirada mayor. Esto reducirá, sin dudas, el número de errores que se producirán en la gran tirada.

Consideraciones finales

El proceso editorial, que visto desde lejos puede parecer relativamente fácil, realmente es una actividad compleja, sobre todo cuando no se domina a plenitud el esquema o flujo de trabajo. En cada paso del flujograma, desde que se recibe un artículo hasta el final del proceso, que no termina hasta que el lector no recibe el artículo, existen responsabilidades implícitas, tiempo y dedicación de un grupo de profesionales, cuyo objetivo principal es facilitar la divulgación de información con la mejor calidad posible.

Al analizar algunos aspectos para mejorar la calidad de las publicaciones de las revistas médicas cubanas, se cree necesario estudiar y evaluar, en conjunto con el comité editorial, algunos aspectos esenciales que se han debatido con anterioridad, pero que constituyen todavía factores que dificultan la calidad de las publicaciones seriadas, como son: el arbitraje, el colchón editorial, el cuerpo de editores profesionales, la periodicidad mínima (trimestral, preferiblemente bimensual, hasta escalar una frecuencia mensual), el autofinanciamiento (suscripciones, anuncios, donantes...), la respuesta a los autores, la ética del trabajo editorial, entre otros.9

Con independencia de estas deficiencias, que pudieran reducirse en un corto plazo, las fortalezas y oportunidades que ofrece una política editorial bien establecida y definida en la ECIMED a lo largo de estos años es un buen punto de apoyo para mejorar el sistema de publicación en general, que es nuestro principal objetivo.7

Una vez que se trabaje en esta dirección y se establezcan estrategias para erradicar estas debilidades, comenzaremos a transitar por los caminos de la excelencia y se ofrecerá a nuestros lectores una información con un alto nivel científico, con calidad y claridad, y en un tiempo relativamente aceptable. Esta es, sin dudas, una de las formas de contribuir a estimular una mayor y mejor producción científico médica nacional.

Referencias bibliográficas

1. Cañedo Andalia R. Las revistas científicas actuales: la tormenta tras la calma. Acimed. 2002;10(5). Disponible en URL: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol10_5_02/aci06502.htm [Consultado: 22 de julio del 2006].

2. Martínez de Sousa J. Manual de edición y autoedición. Madrid: Pirámide; 2002.

3. Silva GA. La autoría múltiple y la autoría injustificada en los artículos científicos. Investigación en Salud 2005;VII(2):84-90.

4. Keefer, A. El proyecto Peak y sus implicaciones para el acceso a los artículos científicos. El Profesional de la Información 2001;10 (1-2):28-31.

5. Silva Hernández D, Rodríguez Silva A, Sarzo González Y, Alfonso Manzanet JE. Elementos básicos para mejorar la redacción de un artículo científico. Rev Cubana Enfem. 2005;21(2):1. Disponible en URL: http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0864-03192005000200008&lng=es&nrm=iso [Consultado: 27 de julio del 2006].

6. López Espinosa JA, Gonzalez Llorente S, Guerrero Ramos L. Análisis crítico de las revistas médicas cubanas. Acimed. 1999;7(3):171-81. Disponible en URL: http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-94351999000300004&lng=es&nrm=iso [Consultado:4 de julio del 2006].

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9. Rojas Ochoa F. Panorámica general de las revistas biomédicas de Cuba. Presente y futuro. Acimed. 1998;6(1). Disponible en URL: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol6_1_98/aci06198.htm [Consultado: 5 de agosto del 2006].

Recibido: 14 de agosto de 2006. Aprobado: 19 de agosto de 2005. ]]> Lic. José E. Alfonso Manzanet. Editorial Ciencias Médicas Calle I No 202 esquina Línea. Piso 11. El Vedado, Ciudad de La Habana, Cuba. Correo electrónico: jenrique@infomed.sld.cu

*Exposición realizada por los autores como parte de las actividades de superación interna, efectuadas en la Editorial Ciencias Médicas durante el primer trimestre del año 2006.

1Máster en Informática Médica. Editorial Ciencias Médicas. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas-Infomed.
2Licenciado en Enfermería. Editorial Ciencias Médicas. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas-Infomed.

Ficha de procesamiento

Términos sugeridos para la indización

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PUBLISHING; EDITORIAL MANAGEMENT; PUBLISHING PROCESSING; PUBLISHING HOUSE; PUBLISHERS; PERIODICALS/organization and administration; SCIENTIFIC ARTICLES; PUBLISHIN PROCESSING; PEER REVIEW; PUBLISHING POLICY.

1BIREME. Descriptores en Ciencias de la Salud (DeCS). Sao Paulo: BIREME, 2004.

Disponible en URL: http://decs.bvs.br/E/homepagee.htm

2Díaz del Campo S. Propuesta de términos para la indización en Ciencias de la Información. Descriptores en Ciencias de la Información (DeCI). Disponible en URL: http://cis.sld.cu/E/tesauro.pdf